System do Zarządzania Osiedlem

POMOC

Instrukcja została podzielona na moduły tożsame z modułami w aplikacji.

 
 
 
 

Mieszkańcy

Kartoteka mieszkańca, dodawanie i usuwanie

Przeczytaj całość

Pomieszczenia

Powierzchnie lokali i wysokośći zaliczek.

Przeczytaj całość

Konfiguracja

Podstawowe ustawienia programu.

Przeczytaj całość

Narzędzia

Naliczanie, raporty, wydruki.

Przeczytaj całość

Liczniki

Modyfikacja liczników i odczytów wskazań.

Przeczytaj całość

Głosowania

Przeprowadzanie głosowań online.

Przeczytaj całość

Księgowość

Konta bankowe, kontrahenci.

Przeczytaj całość

Inne

Pliki, galeria, ogłoszenia, zgłoszenia.

Przeczytaj całość
;

Moduł ten służy do przeprowadzania operacji na kontach bankowych i księgowych. Dodawania kosztów i przychodów osiedla. W module tym decydujemy, gdzie będą zaksięgowane wprowadzone przelewy. Wprowadzamy tam otrzymane i wystawione faktury.

Niezaksięgowane operacje można wprowadzać automatycznie przez wczytanie wyciągu Bankowego na głównej stronie zakładki KSIĘGOWOŚĆ

Wprowadzanie przelewów bankowych

Tutaj po pobraniu wyciągu z konkretnego dla wspólnoty banku należy go wprowadzić w określonym formacie. Format PDF nie jest wczytywany przez nasz system. Jeżeli nie będzie banku , który nas interesuje należy nas o tym powiadomić. Pozostałe banki mają konkretne rozszerzenia, przez które wczytujemy nasz wyciąg.

Klikamy na odpowiedni format, a pokazuje się nam poniższe okno.

wprowadzanie wyciagu

Po pobraniu, system automatycznie wczytuje wyciąg.

Operacje bankowe z naszego konta pojawią się w zakładce NIEZAKSIĘGOWANE OPERACJE BANKOWE

I wygląda to tak:

Niezaksięgowane operacje

I teraz każda operacje należy przypisać do odpowiedniego konta księgowego lub mieszkańca.

 

Pod tabelka widnieją dwie opcje. patrz na poniższy obrazek

Przypisywanie operacji bankowych

Zaznaczając jedną lub kilka operacji wybieramy opcje księgowania jako konto księgowe bądź mieszkaniec.

Po odpowiednim przypisaniu wpływów i przelewów możemy ich wyszukać OPERACJACH BANKOWYCH

1.WSZYSTKIE KOSZTY FAKTURY OTRZYMANE

W tym module wprowadzamy wszystkie faktury papieowe oraz wprowadzamy wszystkie koszty poniesione przez wspólnotę.

Wszystkie koszty, faktury otrzymane

Za pomocą formularza możemy:

  • Dodać koszty /fakturę otrzymaną
  • Edytować wybrany koszt /fakturę otrzymaną
  • Zobaczyć szczegóły wybranego wpisu
  • Usunąć koszt lub fakturę

Aby dodać taką fakturę naciskamy ,,Zielony krzyżyk", a pojawi się nam poniższa tabela:

Dodanie kosztu

Typ kosztu - wybieramy opcje do której chcemy przypisać koszt. Jeżeli nie mamy tu potrzebnego kosztu należy go dodać w KONFIGURACJA -------> SŁOWNIKI---- TYP KOSZTÓW FAKTUR OTRZYMANYCH----> DODAJEMY NOWY WPIS

Nazwa to typ kosztu .
Opis i pozycja - są dla wyjaśnienia szczegółów kosztu
Typ naliczenia - przypisujemy odpowiednim naliczeniom

Po zapisaniu wracamy do pierwszej tabelki i uzupełniamy dalej.

Nazwa kosztu - spisujemy z faktury, bądz nazywamy koszt

Opis- wedel potrzeb

Numer kosztu - uzupełniamy wedle potrzeby

Numer dokumentu kosztowego- uzupełniamy wedle potrzeb

Koszt brutto - koszt poniesiony przez wspólnote, mieszkańca

Data dokumentu- data wystawienia kosztu

Data płatności- do kiedy ma wpłynąć opłata na konto, badź kiedy nastąpiła wpłata

Konto księgowe- wybieramy te, do którego ma zostać przypisany koszt

Okres rozliczeniowy - okres w którym został poniesiony koszt albo okres, w którym z jego tytułu chcemy obciążyć wspólnotę

Po zapisaniu koszt, bądź faktura zostania poprawnie wprowadzone.

2.KONTA BANKOWE I NALICZENIA

W tym miejscu można powiązać poszczególne typy naliczeń z kontami bankowymi, na które będą dokonywane wpłaty. Umożliwi to obliczenie zobowiązań mieszkańców w powiązaniu z numerami kont bankowych na jakie należy wpłacać zaliczki.


Konta bankowe i naliczenia

Przed przystąpieniem do konfiguracji powiązania naliczeń i kont bankowych należy mieć skonfigurowane konta bankowe i typy naliczeń.  Domyślnie typy naliczeń nie są powiązane z kontami bankowymi.

Aby powiązać typ naliczenia z kontem bankowym należy wybrać konto bankowe (1), a następnie wybrać typy naliczeń, które mają być powiązane z danym kontem bankowym (2). Aby usunąć powiązanie typu naliczenia z danym kontem bankowym należy kliknąć pole "usuń" na liście dostępnych typów naliczeń (3).


Wyświetlanie sald bankowych poszczególnym mieszkańcom jest domyślnie wyłączone. Aby aktywować wyświetlanie sald poszczególnych mieszkańców z uwzględnieniem podziału na konta bankowe należy przejść do menu Konfiguracja->Strefa mieszkańca.

Po włączeniu opcji pokazywania zestawienia kont bankowych i naliczeń, zestawienie będzie wyświetlane w strefie mieszkańca, czyli zalogowanym mieszkańcom oraz w panelu administracyjnym na karcie mieszkańca.

3.OPERACJE BANKOWE

W tym module widzimy historie wszystkich operacji bankowych mieszkańców.

Możemy przefiltrować wybrane operacje korzystając z wyszukiwarki.

Możemy  dodawać, edytować i usuwać wybrane lub wszystkie operacje bankowe.

W każdej chwili możemy pobrać operacje bankowe w formacie dokumetu tekstowego na dysk komputera lub wydrukować ich historie.

widok operacji bankowych

4.USTAWIENIA BO I BZ

Ten moduł pozwala nam na ustawienie bilansu otwarcia i bilansu zamknięcia dla zaliczek z wybranego okresu księgowego. Aby to zrobić, należy wybrać nazwę zaliczki, ustawić wartość bilansu i kliknąć "Dodaj". Aby zapisać ustawienia, klikamy "Zapisz". 

 
Poniżej widzimy przykładowe ustawienia bilansów.

ustawienia bo i bz

Dostęp do ustawienia BO i BZ zaliczek jest również na głównej stronie Wo w tabeli PODSUMOWANIE.

Należy jedynie wybrać trybik obok nazwy w  kolumnie.

Bilans Bo i BZ

6.PRZYCHODY(FAKTURY WYSTAWIONE

W tym module możemy przeglądać faktury wspólnoty mieszkaniowej. Widzimy tu historie wszystkich faktur zaksiegowanych przez program wirtualnego siedla. Możemy je dodawać, usuwać i pobierać w formacie PDF.

widok przychodów i faktur

7.KONTRAHENCI

Kontrahentów modyfikujemy w zakładce Księgowość->Kontrahenci.

Dodajemy tutaj wszystkich kontrahentów, czyli firmy świadczące usługi dla naszej wspólnoty.

Poprzez wybranie zielonego krzyżyka  w lewym górnym rogu tabeli dodajemy nowy wpis. 

widok kontrahenta

Konta kontrahentów tworzymy w celu jasnej ewidencji wpływów i kosztów poniesionych przez wspólnote dla danej firmy. Kontrahent jest powiązany z kontami księgowymi.

Aby prawidłowo stworzyć konto dla danego kontrahenta trzeba utworzyć także dwa konta księgowe (- faktury oraz - przelewy). A żeby zbilansować dane wpływy tworzymy jeszcze grupe kont księgowych i oznaczamy ją jako BILANS danej przedsiębiorczości.

Przykład dla firmy JASA.

Widok dodawania konta ksiegowego

Powyżej widoczny jest przykładowe założenie konta księgowego dla firmy Jasa.

Aby dodać takie konto należy wybrać zakładkę KSIĘGOWOŚĆ------> następnie KONTA KSIĘGOWE. W górnym lewym roku klikamy zielony krzyżyk i dodajemy nowy wpis.

Jak widać na załączonym obrazie w numerze i nazwie konta wpisujemy nazwę firmy i w pierwszym przypadku (- przelewy), a kontrahenta wybieramy takiego dla którego tworzymy dane konta. 

Przy tworzeniu drugiego konta dane w numerze i nazwie zmienią sie jedynie w drugiej części na (- Faktury) reszta pozostaje bez zmian.

Widok kont księgowych 

Aby zbilansować wpływy na podane konta należy utworzyć grupe kont księgowych.

Przechodzimy, więc ponownie do zakładki KSIĘGOWOŚCI i do GRUPY KONT KSIĘGOWYCH.

Aby dodać taki wpis wybieramy zielony krzyżyk w lewym górnym rogu wyświetlanej tabeli.

Tutaj tworzymy konto o nazwie BILANS jak na poniższym przykładzie.

Grupy kont ksiegowych

Po zapisaniu ponownie wybieramy dane konto księgowe.

Bilans konta ksiegowego

Po wybraniu danego konta przechodzimy do zakładki GRUPA KONT KSIĘGOWYCH-KONFIGURACJA

Następnie wyszukujemy konta ksiegowe danej firmy (- przelewy oraz - faktury) i dodajemy.

Dodawanie kont ksiegowych w grupie

Po dodaniu konta połączą się w celu automatycznego bilansowania wszystkich kosztów i wpływów na daną firme .

Przykładowy bilans firmy 

Przykładowy bilans

Aby wydrukować bilans klikamy ikonę przedstawiającą PDF.

 

Aby konto BILANS było spójne z Kontrahentem musimy wrócić do zakładki KONTRAHENT, nastepnie wybieramy interesujacą nas firme i na samym końcu tabeli uzupełniamy grupe kont księgowych jak n aponizszym obrazie :

Widok koncowych ustawien kontrahenta

Tak połączone konta pozwola na przejrzysta ewidencje każdego kontrahenta.


8.GRUPA KONT KSIĘGOWYCH

Aby dodać grupę kont księgowych klikamy ,,DODAJ"

Wprowadzamy nazwę grupy kont księgowych,natomiast kategorie grup księgowych pozostawiamy bez zmian.

kategorie grup ksiegowych


Po wprowadzeniu danych klikamy ,,ZAPISZ"

9.KONTA KSIĘGOWE


Aby modyfikować konta księgowe do systemu wchodzimy w module księgowość w zakładkę "Konta księgowe".

Konta księgowe


W numerze i nazwie konta wpisujemy to samo.

Aby konto poprawnie odczytywało bilans konta ksiegowego należy dodać + 2 konta księgowe.

Jedno z nazwą -faktury , drugie konto z nazwa - przelewy.

Dalej w opisie konta - wprowadzamy wedle potrzeb

Klucz do rozpoznawania płatności- wstawiamy, gdy chcemy by po wczytaniu wyciągu system automatycznie rozpoznał wpłaty na konto księgowe

Kontrahent - zostaje pusty,chyba że wcześniej wprowadziliśmy juz kontrahentów oraz grupę kont księgowych możemy dane konto przypisać odpowiedniemu kontrahentowi.

A wygląda to tak :

Uzupełniony wpis

Dodanie drugiego konta będzie wyglądało tak samo z mało zmiana na - faktury.


Nastepnie dodajemy Grupy KONT KSIĘGOWYCH, aby poprawnie skonfigurowac konta księgowe.

Wybieramy ZAKŁADKĘ GRUP KSIĘGOWYCH i dodajemy nowy wpis.

Nowy wpis należy zatytułować jako BILANS danej firmy.

Bilanse grup ksiegowych

Następnym krokiem będzie dodanie do konta BILANSU dwóch dodanych wcześniej KONT KSIĘGOWYCH!

W tym celu wybieramy BILANS danej firmy i przechodzimy do zakładki GRUPA KONT KSIĘGOWYCH KONFIGURACJA

Grupa kont ksiegowych

Tutaj należy dodać dwa konta księgowe - faktury i - przelewy danej firmy. W tym momencie mamy prawidłowo skonfigurowany BILANS.

Teraz znowu wracamy do kont ksiegowych i edytujemy wpisy wszystkich firm tak, aby każde konto miało przypisane kontrahenta jak na obrazie poniżej:

wybór kontrahenta

Po wszystkich wykonanych krokach konta są poprawnie skonfigurowane.