Rozliczenia

Kategoria rozliczenia - to miejsce, w którym można rozliczyć wpłaty zaliczek przez mieszkańców na poczet kosztów stałych poniesionych przez osiedle, np. abonamenty mediów, utrzymanie części wspólnej, miejsca garażowe, odpady komunalne, itp.
Rozlicza się je w okresie rozliczeniowym, tj. najlepiej dwa razy do roku: na koniec czerwca i na koniec grudnia.

Istnieją dwie metody rozliczenia zaliczek:

• rozliczenia za pomocą algorytmu  
  
  
  
• rozliczenia za pomocą liczników 
  
  
  
  
  

Przejdź do Narzędzia--> Rozliczenia 

Moduł Rozliczenia umożliwia porównanie pobranych od mieszkańców zaliczek z rzeczywiście poniesionymi kosztami utrzymania nieruchomości (np. energią elektryczną części wspólnych, utrzymaniem czystości, wywozem odpadów czy miejscami garażowymi).

Rozliczenia wykonuje się okresowo (najczęściej dwa razy w roku: na koniec czerwca oraz na koniec grudnia).

W systemie dostępne są dwie metody rozliczania:

1. Rozliczenie za pomocą algorytmu – dedykowane dla opłat stałych i eksploatacyjnych (np. administracja, fundusz remontowy, odpady).

2. Rozliczenie za pomocą liczników – dedykowane dla opłat zmiennych na podstawie odczytów mediów (np. woda, ogrzewanie).

Po znalezieniu się na tej stronie, należy odpowiednio wypełnić wszystkie pola. 
1. Wybieramy zaliczkę którą chcemy rozliczyć (np. Zimna woda i ścieki). Może pojawić się dodatkowa informacja VAT,
gdy mieszkaniec jest płatnikiem VAT.

 Algorytm rozliczający wybierz kryterium, według którego koszt zostanie podzielony pomiędzy lokale:

• Aktualna ilość osób – podział proporcjonalny do liczby zgłoszonych mieszkańców.

• Powierzchnia mieszkaniowa – podział na podstawie metrażu lokalu.

• Powierzchnia udziałowa – podział według udziałów w nieruchomości wspólnej.

• Po kolumnie ilość – podział według zdefiniowanej ilości jednostek przypisanych do lokalu.

• Powierzchnia dodatkowa 1 / Powierzchnia dodatkowa 2 – podział według powierzchni pomocniczych.

• Suma osób w każdym miesiącu – podział uwzględniający zmienną liczbę mieszkańców w poszczególnych miesiącach okresu.

• Każdy lokal po równo – podział kosztu w równej wysokości na każde mieszkanie/lokal.

3 Określenie zakresu dat

W polu 3. Zakres dat wprowadź datę początkową i końcową rozliczanego okresu (np. 2024-01-01 do 2024-06-30).

Zakres dat powinien pokrywać się z początkowym i końcowym punktem pomiarowym lub okresem sprawozdawczym.

4. Rozliczany koszt. tej pozycji pojawi się  Sugerowany koszt 9.....

5.

Przejdź do sekcji formularza pod podsumowaniem( prawy górna strona) 

1. 5. Wybierz zaliczkę do księgowania: Wskazuje konto księgowe, na które trafi wynik rozliczenia (np. R - Utrzymanie nieruchomości wspólnej).

2. 6. Podaj tytuł rozliczenia: Wpisz nazwę widoczną w kartotekach mieszkańców (np. 2024-06-30 Rozliczenie energii elektrycznej).

3. 7. Podaj datę księgowania: Wybierz datę wpisu do ksiąg.

4. Kliknij pomarańczowy przycisk Zaksięguj.

Poniżej rubryk do wypełnienia, w trakcie ich wypełniania, pojawi się tabela, w której można zaobserwować wyniki rozliczenia algorytmem.

Jeśli w rozliczeniu jest jakiś błąd, system poinformuje nas o tym w momencie kliknięcia Zaksięguj.

A w momencie, gdy wszystko będzie poprawnie wpisane, wyskoczy krótki komunikat:

Moduł Rozlicz licznikami służy do rozliczania mediów i opłat zmiennych (np. zimnej wody i ścieków, podgrzania wody czy centralnego ogrzewania) na podstawie fizycznych odczytów zebranych z punktów pomiarowych (liczników). System porównuje pobrane w danym okresie zaliczki z rzeczywistym zużyciem wyliczonym na podstawie różnicy odczytów oraz wprowadzonej ceny jednostkowej.

Przejdź do: Narzędz--> Rozliczenia --> zakładka Rozlicz licznikami (lub kliknij pomarańczowy kafel Rozliczenie licznikami na ekranie głównym rozliczeń)

Po znalezieniu się na tej stronie, należy odpowiednio wypełnić wszystkie pola. 
1. Wybieramy zaliczkę którą chcemy rozliczyć (np. Zimna woda i ścieki). Może pojawić się dodatkowa informacja VAT,
gdy mieszkaniec jest płatnikiem VAT.

2. Wybieramy wskazania z licznika Zimna woda i ścieki i klikamy na "+" aby dodać wskazania licznika (Startowy punkt pomiarowy i Końcowy punkt pomiarowy). Pamiętamy o dodaniu drugiego licznika -  Ciepła woda (w przypadku gdy jest podgrzewana zimna woda). Wtedy należy dokonać zmiany w punk. 2. -> (Wybierz wskazania z liczników) na Ciepła woda i klikamy na "+" aby dodać wskazania licznika (Startowy punkt pomiarowy i Końcowy punkt pomiarowy).

3. Uzupełniamy Zakres dat (powinien pokrywać się ze startowym i końcowym punktem pomiarowym). 

4. Wpisujemy cenę jednostkową za m3. Uzupełniamy Typ lokalu, Blok w którym znajdują się liczniki.
Poniżej widoczny jest Raport naliczeń, obok po lewej stronie jest Podsumowanie rozliczanej zaliczki.

W raporcie rozliczonej zaliczki, klikając na oko rozwinie się szczegółowe rozliczenie w każdym lokalu.

Jeśli jest potrzeba przejrzeć rozliczenia, które zostały już zaksięgowane, należy wejść w zakładkę Historia. Warte podkreślenia jest to, że na samej górze tabeli są pierwsze zaksięgowane rozliczenia. Te, które zaksięgowaliśmy ostatnio, znajdą się na samym dole tabeli.

Oprócz historii rozliczeń, w tej zakładce znajdują się jeszcze dwa przyciski;

Klikając przycisk PDF otwieramy okno, w którym system załadowuje wszystkie pliki ostatnio przez nas zaksięgowane. Otrzymujemy wtedy kilka informacji o tych plikach oraz możliwość pobrania pdfów .

Aby pobrać wszystkie na raz, należy kliknąć Pobierz wszystkie, a jeśli chcemy pobrać tylko poszczególne pliki, należy kliknąć interesujące nas ikonki pdfów (po najechaniu na daną ikonkę, wyświetla się nazwa danego dokumentu, a w nazwie widać nazwisko właściciela mieszkania). 

Hurtowe usuwanie rozliczeń umożliwia usunięcie wszystkich rozliczeń, które do tej pory były zaksięgowane. Aby zapobiec przypadkowemu usunięciu danych, aby usunąć hurtowo rozliczenia, trzeba odpowiedzieć na zapytanie matematyczne.

Konfiguracja PDF to zakładka, w której można zdecydować, jakie informacje zostaną zawarte w pliku PDF, który zostanie wysłany do mieszkańca.



Możliwe do skonfigurowania są takie opcje jak:

• Pokazuj podsumowanie bilansu w rozliczeniach - aktualne saldo 
• Pokazuj podsumowanie bilansu w rozliczeniach 
• Pokazuj nowe naliczenia 
• Pokazuj podsumowanie rozliczenia 
• Pokaż podsumowanie zgrupowane po grupie zaliczek 
• Pokaż rozliczenia zgrupowane po lokalu i grupie zaliczek 
• Pokaż szczegółowe rozliczenia
• Pokaż szczegółowy opis w szczegółach rozliczenia 
• Pokaż krótsze szczegółowe rozliczenia 
• Pokaż informację o powierzchni użytkowej 
  
  

W tej zakładce znajduje się również miejsce, w którym można stworzyć własny dopisek pod rozliczeniem.