Faktury

Wstęp

Zakładka Faktury w systemie wOsiedle służy do zarządzania dokumentami księgowymi w organizacji. Z poziomu tego modułu użytkownik ma możliwość wykonywania kluczowych operacji na fakturach, takich jak:

• Edycja danych faktur – zmiana oraz aktualizacja informacji na istniejących dokumentach.

• Usuwanie faktur – bezpieczne wycofywanie lub kasowanie błędnych wpisów z systemu.

• Import faktur z KSeF – pobieranie i synchronizacja dokumentów bezpośrednio z Krajowego Systemu e-Faktur.

Jeśli chcemy się dostać do zakładki faktury należy wejść Finanse --> Faktury 

Import faktur z KSeF za pomocą certyfikatu

Aby zaimportować faktury z Krajowego Systemu e-Faktur przy użyciu certyfikatu, wykonaj następujące kroki:

1. Uruchomienie importu: W górnej części widoku kliknij niebieski przycisk Import z KSeF (Certyfikat).

2. Wybór zakresu dat: W polach Od oraz Do ustaw przedział czasowy, z którego chcesz pobrać dokumenty.

3. Pobranie listy: Kliknij pomarańczowy przycisk Wczytaj z ksef. System wyświetli listę faktur dostępnych w KSeF dla wybranego okresu.

4. Wybór dokumentów: System automatycznie zaznaczy pola w pierwszej kolumnie przy fakturach, które mają zostać przeniesione do systemu.

5. Zatwierdzenie importu: Kliknij pomarańczowy przycisk Import zaznaczonych umieszczony pod tabelą z lewej strony.

Zaimportowane dokumenty zostaną dodane do systemu i pojawią się w głównej tabeli w zakładce Faktury.

Ważne: Dokumenty, które zostały już wcześniej zaimportowane do systemu, zostaną automatycznie odznaczone (odznaczone pola checkbox) podczas kolejnego wczytania listy z KSeF. Zapobiega to przypadkowemu podwójnemu zaimportowaniu tych samych faktur.

Proces importu faktur krok po kroku — od kliknięcia przycisku Import z KSeF (Certyfikat) w głównym menu (rys. 1), po wygenerowanie listy dokumentów przyciskiem Wczytaj z ksef (rys. 2), gdzie system automatycznie zaznacza nowe faktury i odznacza wcześniej pobrane.

Import z KSeF ( Zip file)

System wOsiedle umożliwia wygodne wczytywanie i automatyczne rozpakowywanie faktur skompresowanych w pliku ZIP. Aby przeprowadzić ten proces:

1. Uruchomienie importu ZIP: Kliknij niebieski przycisk Import z KSeF (Zip file) w górnej części widoku.

2. Wskazanie pliku: Na nowym ekranie kliknij szary przycisk Wybierz plik, w oknie systemowym odszukaj na swoim urządzeniu plik w formacie .zip i kliknij Otwórz.

3. Automatyczne rozpakowanie: System samoczynnie rozpakuje archiwum i wyświetli wyodrębnioną listę faktur w tabeli.

4. Weryfikacja listy: Przejrzyj wygenerowane pozycje. Jeśli nie chcesz importować poszczególnych faktur, możesz usunąć je z listy przed importem, klikając ikonę kosza przy wybranym wierszu.

5. Zatwierdzenie importu: Kliknij pomarańczowy przycisk Import faktur znajdujący się pod tabelą z lewej strony, aby zapisać wybrane dokumenty w systemie.

Proces importu faktur z pliku ZIP — od wyboru opcji Import z KSeF (Zip file) w widoku głównym (rys. 1), po kliknięcie Wybierz plik i wskazanie odpowiedniej paczki z dokumentami w oknie systemu (rys. 2).

Wybór i zatwierdzenie pliku ZIP — po kliknięciu Wybierz plik i zlokalizowaniu odpowiedniej paczki z dokumentami na dysku (rys. 1), system wczyta plik, a proces kończy kliknięcie pomarańczowego przycisku Import faktur pod tabelą (rys. 2).

Po zaimportowaniu faktury z KSeF administrator może dokonać jej akceptacji.

Akceptacja faktury oznacza potwierdzenie poprawności dokumentu oraz zakończenie procesu jego weryfikacji.

Po zaakceptowaniu faktury:

• zostaje zablokowana możliwość edycji danych faktury,
• zostaje zablokowana możliwość edycji kosztów powiązanych z fakturą,
• dokument otrzymuje status Potwierdzone,
• faktura może zostać wykorzystana w dalszych procesach księgowych i rozliczeniowych.

Funkcja ta zabezpiecza dane przed przypadkowymi zmianami po zakończeniu procesu weryfikacji dokumentu. 

Status Potwierdzone oznacza, że faktura została zaakceptowana i zabezpieczona przed dalszą edycją.

UWAGA! 
Akceptację można cofnąć w każdej chwili. Wystarczy przestawić suwak ZAAKCEPTOWANA z powrotem (na szare tło) – faktura wróci wtedy na główną listę faktur, gdzie można ją ponownie edytować i poprawić.

Aby zaakceptować fakturę w systemie, wykonaj następujące kroki:

1. Wybór faktury: Na liście faktur odszukaj właściwy dokument i kliknij ikonę postaci (ludzika) znajdującą się w kolumnie akcji (obok ikony kosza).

2. Zmiana statusu: W oknie Księgowanie na koszty, w sekcji Opcje, zaznacz przełącznik ZAAKCEPTOWANA.

3. Zapisanie zmian: Kliknij przycisk Zapisz zmiany, aby zatwierdzić operację.

Akceptacja faktury – kliknięcie ikony postaci (ludzika) w kolumnie akcji (rys. 1) otwiera okno Księgowanie na koszty, w którym w sekcji Opcje należy włączyć przełącznik ZAAKCEPTOWANA (rys. 2).

Aby wyświetlić listę zaakceptowanych dokumentów:

1. Włącz przełącznik POKAŻ ZAAKCEPTOWANE znajdujący się nad tabelą po lewej stronie.

2. Po włączeniu przełącznika na liście pojawią się wyłącznie zaakceptowane faktury, oznaczone zielonym statusem potwierdzone w kolumnie ZAAKCEPTOWANE.

Cofnięcie akceptacji: otwórz fakturę (ikona ludzika) i wyłącz przełącznik ZAAKCEPTOWANA w sekcji Opcje, a następnie kliknij Zapisz zmiany. Faktura wróci na główną listę, gdzie można ją ponownie edytować.

Aby podzielić koszty z faktury na poszczególne kategorie, otwórz okno Księgowanie na koszty (ikona postaci/ludzika w kolumnie akcji na liście faktur) i kliknij pomarańczowy przycisk Dodaj koszt znajdujący się nad tabelą z pozycjami.

W wyświetlonym oknie modalnym Dodaj koszt:

1. Wybierz odpowiedni Rodzaj kosztu z rozwijanej listy.

2. Opcjonalnie wpisz własną Nazwę kosztu (np. Koszty obsługi).

3. Zatwierdź wybór, klikając niebieski przycisk Dodaj.

Ważne: zawsze wybierz Rodzaj kosztu przed kliknięciem Dodaj. Nazwa kosztu jest opcjonalna. Aby zamknąć okno bez dodawania kosztu, kliknij X w prawym górnym rogu.

Utworzony kafel kosztu pojawi się na ekranie. Aby przypisać do niego pozycję z faktury:

1. Naciśnij i przytrzymaj lewy przycisk myszy na ikonie dokumentu (z dłonią/łapką) z lewej strony nazwy pozycji (np. Obsługa księgowa).

2. Przeciągnij pozycję i upuść ją bezpośrednio na kafel dodanego kosztu.

Weryfikacja przypisania pozycji

Po przeciągnięciu pozycja zostanie przypisana do utworzonego kosztu. Na kaflu zobaczysz wyliczone kwoty (Netto, VAT, Brutto) oraz udział procentowy kosztu, a w tabeli pozycji wzrośnie wartość w kolumnie % księgowania. Pozycja rozksięgowana w 100% znika z tabeli pozycji nieprzypisanych.

W ten sam sposób możesz podzielić pozostałe pozycje na fakturze:

1. Ponownie kliknij Dodaj koszt i utwórz kolejną kategorię (np. Kadra).

2. Chwyć myszką kolejną pozycję z tabeli (np. Obsługa kadrowo-płacowa) i przeciągnij ją do nowego kafla kosztu.

Podział jednej pozycji na kilka kosztów

Na kaflu kosztu znajduje się pole procentowe (domyślnie 100, zakres 0–100). Określa ono, jaka część pozycji zostanie przypisana do tego kosztu przy następnym przeciągnięciu. Zmiana tej wartości nie wpływa na pozycje już przypisane.

1. Na pierwszym kaflu kosztu ustaw np. 60 i przeciągnij na niego pozycję.

2. Dodaj kolejny koszt i przeciągnij na niego tę samą pozycję – system przypisze tylko pozostałą część (w tym przykładzie 40%).

Kwoty netto, VAT i brutto są przeliczane automatycznie, a zaokrąglenia sumują się do kwot z faktury.

Cofanie i usuwanie

• Ikona kosza przy pozycji na kaflu kosztu cofa jej przypisanie – pozycja wraca do tabeli.

• Ikona kosza przy kaflu kosztu usuwa cały koszt od razu, bez potwierdzenia.

Pokaż wszystkie pozycje

Domyślnie tabela pokazuje tylko pozycje, które nie są jeszcze w pełni rozksięgowane. Zaznacz pole Pokaż wszystkie pozycje, aby zobaczyć również pozycje rozksięgowane w 100%.

Gdy wszystkie pozycje zostaną rozdzielone do właściwych kategorii kosztowych, uzupełnij kartę Opcje: Kontrahent, Konto księgowe, Okres oraz w razie potrzeby Zaakceptowana. Konto księgowe wybiera się niezależnie od kontrahenta – system nie podpowiada go automatycznie. Na koniec kliknij pomarańczowy przycisk Zapisz zmiany, aby zatwierdzić podział.

UWAGA!
Zmiany nie zapisują się automatycznie. Jeśli odświeżysz stronę lub wyjdziesz z niej bez kliknięcia Zapisz zmiany, dodane koszty, przypisania i ustawienia w karcie Opcje zostaną utracone. System nie ostrzega o niezapisanych zmianach.

Aktualizacja faktur sprzed zmiany modułu

Przy fakturach dodanych przed aktualizacją modułu Faktury w systemie wOsiedle, w oknie Księgowanie na koszty pojawi się ramka Koszty dodane poza modułem z numerem faktury (1).

Wystarczy kliknąć przycisk Wykonaj aktualizację (2).

Po aktualizacji

Komunikat znika, a koszty dodane wcześniej zamieniają się w kafel kosztu (np. Koszt administracji) z przypisanymi do niego pozycjami faktury (1). Pozycje są już rozksięgowane, dlatego tabela pozycji jest pusta (2). Od tej chwili z fakturą pracujesz normalnie, zgodnie z instrukcją powyżej.

Różnica 1 grosza – Techniczna pozycja korekcyjna

Czasami suma pozycji faktury różni się od kwoty w nagłówku o 1 grosz, najczęściej przez zaokrąglenie VAT. Na przykładzie pozycja ma brutto 5,01 PLN, a nagłówek faktury 5,00 PLN. Takiego grosza nie da się podzielić między koszty, dlatego na fakturze pojawia się Techniczna pozycja korekcyjna z kwotą -0,01 (dodawana przyciskiem Dodaj pozycję korekcyjną – patrz opis komunikatu „Niespójna suma” poniżej).

Jak to rozksięgować:

1. Podziel pozycję między koszty jak zwykle (na zrzucie: 50% + 50%, po 2,50 PLN na każdy koszt).

2. Przeciągnij Techniczną pozycję korekcyjną na jeden z kosztów – zawsze trafia tam w całości (100%).

3. Sprawdź, czy wszystkie pozycje w tabeli mają 100% w kolumnie % księgowania, i kliknij Zapisz zmiany.

Dzięki temu suma kosztów zgadza się z kwotą faktury.

1. Wybór faktury: W kolumnie akcji na liście faktur kliknij ikonę PDF (znajdującą się pomiędzy ikoną postaci a ołówkiem).

2. Pobieranie: System pobierze plik PDF na Twoje urządzenie (może to chwilę potrwać).

3. Podgląd: Otwórz pobrany plik, aby wyświetlić wygenerowany dokument faktury.

4. Weryfikacja w KSeF: Dokument PDF zawiera kod QR oraz link weryfikacyjny. Po zeskanowaniu kodu QR (np. telefonem) lub kliknięciu linku otworzy się portal KSeF, w którym możesz sprawdzić oficjalne dane faktury zarejestrowanej w systemie państwowym.

Komunikat „Niespójna suma”

Na stronie Księgowanie na koszty, w karcie Kwoty, może pojawić się ramka Niespójna suma. Oznacza ona, że suma kwot brutto wszystkich pozycji faktury różni się od kwoty brutto w nagłówku faktury (np. pozycje: 79,00 PLN, nagłówek: 70,00 PLN). Komunikat zniknie, gdy obie kwoty będą równe.

Możliwe przyczyny

• ręczna zmiana kwoty w nagłówku faktury bez zmiany pozycji,

• zaokrąglenia VAT (zwykle różnica kilku groszy),

• rabat lub opłata dodatkowa (np. transport) w nagłówku, nierozpisana na pozycje,

• niepełny lub błędny import pozycji (brakująca, zdublowana lub źle odczytana pozycja),

• faktura korygująca lub rozliczenie zaliczki,

• przeliczenie waluty.

Jak rozwiązać problem

1. Porównaj dane z oryginałem faktury (podgląd PDF lub KSeF).

2. Jeśli to pomyłka w danych, popraw nagłówek lub pozycje faktury (ikona ołówka na liście faktur).

3. Jeśli różnica jest uzasadniona (np. zaokrąglenie), kliknij Dodaj pozycję korekcyjną. Do tabeli zostanie dodana Techniczna pozycja korekcyjna z kwotą różnicy, którą przypisujesz do kosztu jak zwykłą pozycję.

UWAGA!
Pozycja korekcyjna zapisuje się od razu i trwale, bez klikania Zapisz zmiany, i nie można jej usunąć z tej strony. Korekta zmienia tylko kwotę brutto (netto i VAT = 0,00) i zawsze trafia w całości (100%) do jednego kosztu, niezależnie od ustawionego procentu. Używaj jej tylko wtedy, gdy masz pewność, że różnica jest prawidłowa.

Podgląd faktury z kodem QR – kliknięcie ikony PDF w tabeli głównej (rys. 1) powoduje pobranie pliku PDF faktury zawierającego kod QR oraz link weryfikacyjny do KSeF (rys. 2).

Aby przejść do edycji szczegółowych informacji na fakturze:

1. Otwarcie formularza edycji: Na liście faktur w pierwszej kolumnie akcji kliknij czarną ikonę ołówka (znajdującą się obok ikony PDF).

2. Edycja poszczególnych sekcji:

   • Sprzedawca i Nabywca: Kliknij pomarańczową ikonę ołówka w sekcji Sprzedawca lub Nabywca, aby otworzyć okno edycji danych podmiotu. Możesz w nim zmodyfikować m.in.: kontrahenta z listy, nazwę firmy, NIP, kraj, ulicę oraz kod pocztowy i miasto.

   • Daty: W sekcji Daty możesz zmienić: Data faktury, Data wystawienia oraz Data płatności.

   • Kwoty: W sekcji Kwoty możliwa jest zmiana wartości: Netto, VAT oraz Brutto.

   • Opcje: W sekcji Opcje możesz przypisać do dokumentu odpowiedniego Kontrahenta, Konto księgowe oraz Okres księgowy.

Edycja danych faktury — kliknięcie ikony edycji (ołówek) w tabeli głównej (rys. 1) otwiera formularz Edycja faktury, w którym pomarańczowe przyciski edycji przy poszczególnych sekcjach (np. Sprzedawca) umożliwiają modyfikację szczegółów (rys. 2).

Modyfikacja danych sprzedawcy — kliknięcie pomarańczowej ikony edycji (ołówek) w sekcji Sprzedawca (rys. 1) otwiera okno Edycja sprzedawcy, umożliwiające zmianę danych adresowych i identyfikacyjnych kontrahenta (rys. 2).

Aby usunąć dokument z systemu:

• Inicjowanie usunięcia: Na liście faktur, w pierwszej kolumnie akcji, kliknij ikonę kosza na śmieci przy fakturze, którą chcesz skasować.

• Ustawienie opcji usunięcia: Na ekranie pojawi się okno potwierdzenia Czy chcesz usunąć tę fakturę. Możesz w nim zaznaczyć pole Usuń również powiązane z tą fakturą koszty.

• Co oznacza usunięcie powiązanych kosztów?

  Jest to automatyczne wykasowanie z ewidencji finansowej wpisów kosztowych, które zostały utworzone na podstawie tej faktury. Zaznaczenie tej opcji zapobiega pozostawieniu w systemie niezwiązanych z żadnym dokumentem ("sierocych") pozycji kosztowych.

• Potwierdzenie operacji: Kliknij przycisk Tak, aby nieodwracalnie usunąć fakturę z bazy danych.

 Usuwanie faktury — kliknięcie ikony kosza w tabeli głównej (rys. 1) wywołuje okno potwierdzenia Czy chcesz usunąć tę fakturę, gdzie wybór przycisku Tak trwale usuwa dokument z systemu (rys. 2).