Faktury

Wstęp

Zakładka Faktury w systemie wOsiedle służy do zarządzania dokumentami księgowymi w organizacji. Z poziomu tego modułu użytkownik ma możliwość wykonywania kluczowych operacji na fakturach, takich jak:

• Edycja danych faktur – zmiana oraz aktualizacja informacji na istniejących dokumentach.

• Usuwanie faktur – bezpieczne wycofywanie lub kasowanie błędnych wpisów z systemu.

• Import faktur z KSeF – pobieranie i synchronizacja dokumentów bezpośrednio z Krajowego Systemu e-Faktur.

Jeśli chcemy się dostać do zakładki faktury należy wejść Finanse --> Faktury 

Import faktur z KSeF za pomocą certyfikatu

Aby zaimportować faktury z Krajowego Systemu e-Faktur przy użyciu certyfikatu, wykonaj następujące kroki:

1. Uruchomienie importu: W górnej części widoku kliknij niebieski przycisk Import z KSeF (Certyfikat).

2. Wybór zakresu dat: W polach Od oraz Do ustaw przedział czasowy, z którego chcesz pobrać dokumenty.

3. Pobranie listy: Kliknij pomarańczowy przycisk Wczytaj z ksef. System wyświetli listę faktur dostępnych w KSeF dla wybranego okresu.

4. Wybór dokumentów: System automatycznie zaznaczy pola w pierwszej kolumnie przy fakturach, które mają zostać przeniesione do systemu.

5. Zatwierdzenie importu: Kliknij pomarańczowy przycisk Import zaznaczonych umieszczony pod tabelą z lewej strony.

Zaimportowane dokumenty zostaną dodane do systemu i pojawią się w głównej tabeli w zakładce Faktury.

Ważne: Dokumenty, które zostały już wcześniej zaimportowane do systemu, zostaną automatycznie odznaczone (odznaczone pola checkbox) podczas kolejnego wczytania listy z KSeF. Zapobiega to przypadkowemu podwójnemu zaimportowaniu tych samych faktur.

Proces importu faktur krok po kroku — od kliknięcia przycisku Import z KSeF (Certyfikat) w głównym menu (rys. 1), po wygenerowanie listy dokumentów przyciskiem Wczytaj z ksef (rys. 2), gdzie system automatycznie zaznacza nowe faktury i odznacza wcześniej pobrane.

Import z KSeF ( Zip file)

System wOsiedle umożliwia wygodne wczytywanie i automatyczne rozpakowywanie faktur skompresowanych w pliku ZIP. Aby przeprowadzić ten proces:

1. Uruchomienie importu ZIP: Kliknij niebieski przycisk Import z KSeF (Zip file) w górnej części widoku.

2. Wskazanie pliku: Na nowym ekranie kliknij szary przycisk Wybierz plik, w oknie systemowym odszukaj na swoim urządzeniu plik w formacie .zip i kliknij Otwórz.

3. Automatyczne rozpakowanie: System samoczynnie rozpakuje archiwum i wyświetli wyodrębnioną listę faktur w tabeli.

4. Weryfikacja listy: Przejrzyj wygenerowane pozycje. Jeśli nie chcesz importować poszczególnych faktur, możesz usunąć je z listy przed importem, klikając ikonę kosza przy wybranym wierszu.

5. Zatwierdzenie importu: Kliknij pomarańczowy przycisk Import faktur znajdujący się pod tabelą z lewej strony, aby zapisać wybrane dokumenty w systemie.

Proces importu faktur z pliku ZIP — od wyboru opcji Import z KSeF (Zip file) w widoku głównym (rys. 1), po kliknięcie Wybierz plik i wskazanie odpowiedniej paczki z dokumentami w oknie systemu (rys. 2).

Wybór i zatwierdzenie pliku ZIP — po kliknięciu Wybierz plik i zlokalizowaniu odpowiedniej paczki z dokumentami na dysku (rys. 1), system wczyta plik, a proces kończy kliknięcie pomarańczowego przycisku Import faktur pod tabelą (rys. 2).

Po zaimportowaniu faktury z KSeF administrator może dokonać jej akceptacji.

Akceptacja faktury oznacza potwierdzenie poprawności dokumentu oraz zakończenie procesu jego weryfikacji.

Po zaakceptowaniu faktury:

• zostaje zablokowana możliwość edycji danych faktury,
• zostaje zablokowana możliwość edycji kosztów powiązanych z fakturą,
• dokument otrzymuje status Potwierdzone,
• faktura może zostać wykorzystana w dalszych procesach księgowych i rozliczeniowych.

Funkcja ta zabezpiecza dane przed przypadkowymi zmianami po zakończeniu procesu weryfikacji dokumentu. 

Status Potwierdzone oznacza, że faktura została zaakceptowana i zabezpieczona przed dalszą edycją.

Aby zaakceptować fakturę w systemie, wykonaj następujące kroki:

1. Wybór faktury: Na liście faktur odszukaj właściwy dokument i kliknij ikonę postaci (ludzika) znajdującą się w kolumnie akcji (obok ikony kosza).

2. Zmiana statusu: W oknie Księgowanie na koszty, w sekcji Opcje, zaznacz przełącznik ZAAKCEPTOWANA.

3. Zapisanie zmian: Kliknij przycisk Zapisz zmiany, aby zatwierdzić operację.

Akceptacja faktury z poziomu jej szczegółów — kliknięcie ikony edycji (ołówek) w tabeli głównej (rys. 1) otwiera podgląd dokumentu, gdzie w sekcji Opcje należy włączyć przełącznik ZAAKCEPTOWANA (rys. 2).

Aby wyświetlić listę zaakceptowanych i zatwierdzonych dokumentów:

1. Aktywuj przełącznik POKAŻ ZAAKCEPTOWANE znajdujący się nad tabelą z lewej strony.

2. Po włączeniu suwaka na liście pojawią się wyłącznie zaakceptowane faktury, oznaczone zielonym statusem potwierdzone w kolumnie ZAAKCEPTOWANE.

1. Wybór pliku: W pierwszej kolumnie akcji na liście faktur kliknij ikonę PDF (znajdującą się pomiędzy ikoną postaci a ołówkiem).

2. Pobieranie: System rozpocznie pobieranie pliku PDF na Twoje urządzenie (proces ten może zająć chwilę).

3. Podgląd: Otwórz pobrany plik, aby wyświetlić wygenerowany dokument faktury.

• Weryfikacja w KSeF: Wygenerowany dokument PDF zawiera kod QR oraz Link weryfikacyjny. Zeskanowanie kodu QR (np. telefonem) lub kliknięcie w link przekieruje Cię bezpośrednio do portalu KSeF, gdzie możesz zweryfikować oficjalne dane faktury zarejestrowanej w systemie państwowym.

Generowanie podglądu faktury z kodem QR — kliknięcie ikony pliku PDF w tabeli głównej (rys. 1) powoduje pobranie/wyświetlenie wydruku faktury zawierającego kod QR oraz link weryfikacyjny do KSeF (rys. 2).

Aby przejść do edycji szczegółowych informacji na fakturze:

1. Otwarcie formularza edycji: Na liście faktur w pierwszej kolumnie akcji kliknij czarną ikonę ołówka (znajdującą się obok ikony PDF).

2. Edycja poszczególnych sekcji:

   • Sprzedawca i Nabywca: Kliknij pomarańczową ikonę ołówka w sekcji Sprzedawca lub Nabywca, aby otworzyć okno edycji danych podmiotu. Możesz w nim zmodyfikować m.in.: kontrahenta z listy, nazwę firmy, NIP, kraj, ulicę oraz kod pocztowy i miasto.

   • Daty: W sekcji Daty możesz zmienić: Data faktury, Data wystawienia oraz Data płatności.

   • Kwoty: W sekcji Kwoty możliwa jest zmiana wartości: Netto, VAT oraz Brutto.

   • Opcje: W sekcji Opcje możesz przypisać do dokumentu odpowiedniego Kontrahenta, Konto księgowe oraz Okres księgowy.

Edycja danych faktury — kliknięcie ikony edycji (ołówek) w tabeli głównej (rys. 1) otwiera formularz Edycja faktury, w którym pomarańczowe przyciski edycji przy poszczególnych sekcjach (np. Sprzedawca) umożliwiają modyfikację szczegółów (rys. 2).

Modyfikacja danych sprzedawcy — kliknięcie pomarańczowej ikony edycji (ołówek) w sekcji Sprzedawca (rys. 1) otwiera okno Edycja sprzedawcy, umożliwiające zmianę danych adresowych i identyfikacyjnych kontrahenta (rys. 2).

Aby usunąć dokument z systemu:

• Inicjowanie usunięcia: Na liście faktur, w pierwszej kolumnie akcji, kliknij ikonę kosza na śmieci przy fakturze, którą chcesz skasować.

• Ustawienie opcji usunięcia: Na ekranie pojawi się okno potwierdzenia Czy chcesz usunąć tę fakturę. Możesz w nim zaznaczyć pole Usuń również powiązane z tą fakturą koszty.

• Co oznacza usunięcie powiązanych kosztów?

  Jest to automatyczne wykasowanie z ewidencji finansowej wpisów kosztowych, które zostały utworzone na podstawie tej faktury. Zaznaczenie tej opcji zapobiega pozostawieniu w systemie niezwiązanych z żadnym dokumentem ("sierocych") pozycji kosztowych.

• Potwierdzenie operacji: Kliknij przycisk Tak, aby nieodwracalnie usunąć fakturę z bazy danych.

 Usuwanie faktury — kliknięcie ikony kosza w tabeli głównej (rys. 1) wywołuje okno potwierdzenia Czy chcesz usunąć tę fakturę, gdzie wybór przycisku Tak trwale usuwa dokument z systemu (rys. 2).